מעבירים מקל- המשכיות הידע בארגון/ תומר קידר

זו הסדנה הרביעית שאני משתתפת בה היום, בדרך כלל בכנסים רגילים הראש כבר מתפוצץ ויוצאים לשתות קפה להתרווח בשמש,

אך כאן פשוט רוצה לשמוע עוד ועוד ולהשמיע במידת הצורך.

אז הסדנה הזו עסקה בפורשים.

אחד הנושאים המרכזיים היא כיצד נערכים כאשר מתקיימת פרישה מסיבית של עובדים?

בקמ"ג הוקמה יחידה לשם פתרון הבעיה לפני כשנה וחצי.

היחידה הוקמה בשל שני תהליכים מקבילים בכל רחבי העולם:

דור הביבי בום והפרישה שלו ורנסנסס גרעיני.

דור הבייבי בום נוצר בעקבות חזרת חיילים לארה"ב, אך גם בעולם כולו הביתה. יש עליה משמעותית במס' התינוקות כתשעה חודשים לאחר מכן.

הדור הזה הוא שבנה את האימפריה התעשיתית בשנות ה-70 וכעת אנו נמצאים בשלב בו אוכ' זו פורשת. פורשת אוכלוסיה רבה בעלי ידע רב.

זו גם אחת הסיבות להתעוררות ניהול הידע בעולם.

הרנסנס הגרעיני- במשך שנים ניבנו כורים גרעינים בכל רחבי העולם. בשנות ה- 80 קרו שני אסונות של פיצוצי כורים גרעינים והוחלט להפסיק לתקצב בנייה של כורים אלו ולחשוב על אנרגיות חלופיות.

בימים אלו הבינו שצריך בכל זאת לטפח אנרגיות אלו. התחילה דרישה של עובדים מיומנים הן באופן יישומי והן מהאקדמיה לבניית כורים גרעיניים בעיקר במזרח הרחוק, אפריקה ודרום אמריקה. הבעיה היא שאין כיום שתית ידע בתחום זה. בשנות ה- 80 היתה פריחה בתחום, אך כעת אין מי שיעביר את הידע- המקל נפל ( למי שלא הבין- אנלוגיה למקל במרוץ שליחים)- אין מי שיעביר הידע.

אז מה עושים בישראל צורך שימור הידע הזה?

שלוש שאלות חשובות ארגון צריך לענות עליהן:

1. איך יודעים לזהות בארגון מי הם בעלי הידע הקריטי?

2. איך לשמר הידע שמחזיק הארגון שלי?

איך אני לא מגיע למצב של אובדן ידע?

יש לחשוב גם על ידע גלוי, על ידע סמוי, מובנה, מופשט ועוד.

אותם אנשים בעלי הידע הקריטי יהיו בוועדות היגוי שמדברים על חזון ומטרות החברה.

איך מאתרים ידע קריטי?

תהליך ניהול סיכונים קלאסי בעל שני צירים- ציר אחד הוא- כמה אופק עד העובד פורש, הציר השני מה רמת הקריטיות של הידע שהוא מחזיק ( תהליך עסקי ליבתי משתבש באופן משמעותי אם הו א פורש ללא העברת הידע)?

בצבא למשל חשבו על מס' 2- להרבה תפקידים מורכבים יש מספרי 2, אנשים הנמצאים בדור שאחרי המוביל, נמצאים איתו לאורך כל הדרך ולומדים מן המוביל.

בתרבות הצבאית יש תהליך של סימון מס' 2 על ידי המובילים ותהליך גידולם, כדי שכאשר יפרשו יהיה למי להעביר השרביט.

התחלקנו לקבוצות לצורך חשיבה משותפת כיצד ניתן לשמר ידע של פורשים בעיקר אצלנו בישראל .

 להלן מס' הצעות שהוצעו:

מיסוד תהליך חפיפה, חניכה. הגדרת תהליך  פורמלי של תובנות, לקחים של פורש

למידה מהצלחות יוצר תהליך נדיבות ומשנה תרבות ארגונית.

אחד המשתתפים סיפר שרצה לחלוק המידע לפני שפרש, אך אף אחד לא היה מעוניין בו.

חשוב ליצור תהליכים שבונים מסלול פרישה שבו מגדירים מה תחומי ליבה בהם עסק הפורש ואז לבקש ממנו לתעד תובנות ולקחים מרכזיים- חוזקות וחולשות.אם בארגון יש תשתית של שיתוף פעולה, קיום התהליך יותק קל.

חשוב להתמקד לא בהסברים אלא בתהלכי פעולה, איך לעשות.

חשוב שתתקיים המשכיות קשר גם לאחר הפרישה.

אחד המשתתפים סיפר על כך שאחת למס' שבועות מתכנסים אנשי צבא שפרשו לשיחות על עניינים מקצועיים.

חשוב להשאיר לאדם הפורש עמדה, חדרון כדי שיוכל להגיע אליו מדי פעם,שירגיש רצוי (קצת כמו מילואים).

לתת לפורשים אפשרויות להרצות בכנסים גם לאחר פרישה.

תצפיות, ליווי בחניכה, מעקב אחר אדם המבצע עבודתו, חפיפה.

למפות תהליכים קריטיים בארגון ולראות מי האחראיים עליהם ומה מועד פרישתם הצפוי.

יצירת מוטיבציה אצל הפורש להעביר הידע ע"י העצמתו כמומחה, "גורו", כמביא תועלת לארגון.

הכנסת ידע למערכות תפעוליות.

מיומנויות של תשאול (למשל סדנת כתיבה על הצלחות בארגון)

ללמד את מס' 2 לשאול את מס 1 .

תשאול ע"י אגף משאבי אנוש לצורך זיהוי ידע קריטי.

חכמת המעשה: לספר על הצלחות לאורך כל הדרך.

תהליך מתודי- מיפוי ידע, בניית מעגל ידע, תחזוקה והטמעה.

שימוש בתבניות מוכנות: בעיה, רקע, פתרון, רציונל. הבנית ידע סמוי בעזרת תבניות.

הכרה והוקרה של פורשים.

הכנת מאגר שאלות ותשובות.

בלוג מקצועי של מומחה ידע- כתיבה חופשית מקלה על האנשים, לא לכלום נוח לכתוב בתבנית. מקום להתבטא בתחום המקצועי. כתיבה לא פורמלית.

בזה הסתיימה הסדנה. יש מקומות בהם חזרתי קצת על עצמי, תסלחו לי , היו כל כך הרבה תובנות מעניינות שרשמתי את כולם, גם אם חלקם חזרו על דברי אחרים.

אז זהו לבינתיים.

רונית נחמיה